Przenoszenie firmy do innego miasta. O czym pamiętać?

Każdego miesiąca tysiące właścicieli firm decyduje się przenieść swoje działalności do innego miasta. Powody są różne – poszukiwanie niższych kosztów, lepszych warunków życia dla rodziny czy dostępu do większego rynku zbytu. Nie zmienne jest jednak jedno. Przeprowadzka firmy to nie tylko zmiana adresu – to także szereg wyzwań organizacyjnych i formalnych, których trzeba być świadomym. Jak dobrze przygotować się do tego procesu i zorganizować się w nowym miejscu? Oto lista spraw, o których nie warto zapominać.

Aktualizacja danych firmy i rejestrów

Pierwszym krokiem jest aktualizacja danych we wszystkich rejestrach:

• CEIDG – dla jednoosobowych działalności gospodarczych zmiana adresu wymaga aktualizacji wpisu online.
• KRS – dla spółek aktualizacja danych wiąże się z kosztami i złożeniem wniosku.
• ZUS i US – zmiana adresu korespondującego wymaga zgłoszenia również w urzędzie skarbowym i ZUS-ie.

Warto pamiętać, że nieaktualne dane mogą skutkować opóźnieniami w korespondencji, błędami w ewidencji lub nawet mandatami karnymi ze strony urzędów.

Biuro rachunkowe, notariusz, urząd skarbowy

W nowym mieście dobrze jest od razu rozejrzeć się za:

• lokalnym biurem rachunkowym,
• okolicznym notariuszem (np. do obsługi umów),
• właściwym urzędem skarbowym,
• oddziałem ZUS.

Nawet jeśli większość spraw załatwiasz online, to rozeznanie się w lokalnym dostępie do usług i instytucji publicznych może okazać się kluczowe szczególnie w nagłych sytuacjach (np. przy kontroli, konieczności sporządzenia dokumentów czy konieczności uzupełnieniu braków lub formalności dla urzędu).

Najbliższa placówka bankowa

Choć współcześnie większość spraw załatwia się poprzez bankowość internetową, to czasami nadal trzeba odwiedzić stacjonarny oddział np. w przypadku konieczności wpłat/wypłaty gotówki, załatwienia kredytu czy załączenia dokumentów do złożonego przez internet wniosku.
Warto zawczasu zorientować się, gdzie w Twoim nowym mieście znajdują się Najbliższe Placówki i Oddziały banku, z którego możesz w razie potrzeby skorzystać. Sprawdź opinie, godziny otwarcia, dostępność w weekendy i niedziele handlowe oraz upewnij się, że znasz dokładną lokalizacje i dojazd.

Jeśli w okolicy nie ma placówki banku z którego aktualnie korzystasz, rozsądnym może być założenie nowego rachunku w banku, który taki oddział posiada.

Umowy z dostawcami i firmami usługowymi

Nowe miejsce to dobry moment, by przeanalizować dotychczasowe koszty i ewentualnie zoptymalizować wydatki – nowa lokalizacja to szansa na obniżenie kosztów lub skorzystanie z lepszych usług.

Po przeprowadzce warto zadbać o umowy związane:

• Z dostępem do internet i mediów (prąd, gaz),
• Obsługą magazynową i kurierską (zwłaszcza w branżach związanych z ecommerce),
• Ochroną, a także ubezpieczeniem budynków/majątku,
• Obsługą księgową lub/i prawną.

Logistyka i orientacja w nowej przestrzeni

W nowym mieście warto już od pierwszego dnia zacząć sobie budować bazę kontaktów, które ułatwią codzienne prowadzenie firmy.

Kluczowe jest, aby zbadać i zaplanować:

• trasę do urzędów, banku, biura rachunkowego,
• dostępność miejsc parkingowych dla pracowników i klientów,
• potencjalnych kontrahentów i podmioty potencjalnie zainteresowane współpracą biznesową,
• lokalne przepisy dotyczące działalności gospodarczej (np. strefy płatnego parkowania, możliwość i ograniczenia reklamy zewnętrznej).