KSeF czyli Krajowy System e-Faktur – co to, od kiedy obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej.

Co to jest KSeF?

KSeF wprowadza ujednolicone e-faktury, zastępujące tradycyjne dokumenty papierowe oraz pliki PDF i XML, co znacznie usprawnia procesy księgowe i podatkowe. System ten jest elementem cyfryzacji administracji skarbowej i stanowi część strategii walki z oszustwami podatkowymi w Polsce.

Dzięki KSeF faktury są automatycznie archiwizowane przez administrację podatkową, co eliminuje konieczność ich przechowywania przez podatników. Umożliwia to także organom podatkowym monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym, co zwiększa transparentność i ogranicza możliwość nadużyć.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie odbywać się etapami:

• Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek dotyczy dużych podmiotów, które w poprzednim roku przekroczyły 200 milionów złotych obrotów.
• Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek obejmie wszystkie pozostałe podmioty.

Wcześniejsze terminy wdrożenia KSeF były wyznaczone na 2024 rok, jednak zostały przesunięte, aby dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji i uniknąć problemów technicznych przy wdrażaniu systemu.

Jak działa KSeF?

Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur bezpośrednio przez system administracji skarbowej. Proces ten składa się z kilku etapów:

1. Tworzenie faktury – przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym.
2. Przesłanie do KSeF – gotowa faktura jest przesyłana do KSeF za pośrednictwem integracji z systemem księgowym lub bezpośrednio przez portal KSeF.
3. Nadanie unikalnego numeru – system automatycznie przypisuje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny.
4. Przechowywanie w systemie – faktura jest archiwizowana w KSeF, co oznacza, że podatnik nie musi przechowywać jej kopii.
5. Dostęp dla kontrahentów i organów podatkowych – faktura jest natychmiast dostępna dla organów podatkowych i może być udostępniona kontrahentowi.

Korzyści wynikające z KSeF

Obowiązkowe korzystanie z KSeF przynosi wiele korzyści, takich jak:

• Oszczędność czasu i kosztów – firmy nie muszą drukować i przechowywać faktur papierowych.
• Bezpieczny obieg dokumentów – faktury są automatycznie przechowywane i dostępne w czasie rzeczywistym.
• Zwiększenie transparentności – administracja podatkowa ma bezpośredni dostęp do faktur, co ogranicza możliwość nadużyć.
• Automatyczne archiwizowanie – system zapewnia przechowywanie faktur przez 10 lat.
• Integracja z systemami księgowymi – większość programów księgowych oferuje już integrację z KSeF, co automatyzuje procesy.

Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT zarejestrowanych w Polsce. Podmioty dzielą się na dwie kategorie:

• Duże podmioty – przedsiębiorcy, którzy przekroczyli 200 milionów złotych obrotów w poprzednim roku, muszą korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
• Wszyscy pozostali podatnicy – dla nich obowiązek korzystania z systemu wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku.

Podmioty zwolnione z VAT mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. W przypadku transakcji międzynarodowych istnieją dodatkowe regulacje określające, kiedy faktura musi być wystawiona przez KSeF, a kiedy można ją wystawić poza systemem.

Jak przygotować się do obowiązkowego KSeF?

Aby sprawnie wdrożyć KSeF w swojej firmie, przedsiębiorcy powinni:

• Zaktualizować systemy księgowe – upewnić się, że ich oprogramowanie księgowe obsługuje KSeF.
• Przeszkolić pracowników – wdrożenie KSeF może wymagać przeszkolenia zespołów księgowych.
• Zaktualizować procedury – opracować nowe procedury związane z obiegiem i archiwizowaniem faktur.
• Przetestować system – przed pełnym wdrożeniem warto przetestować wszystkie funkcje, aby uniknąć ewentualnych problemów.

Wyjątki i sytuacje szczególne w KSeF

Niektóre faktury i transakcje mogą podlegać wyłączeniom z obowiązku KSeF. Na przykład:

• Faktury dla osób prywatnych – faktury wystawiane dla konsumentów mogą być zwolnione z obowiązku KSeF.
• Faktury międzynarodowe – w przypadku transakcji z zagranicznymi kontrahentami istnieją specyficzne przepisy.
• Szczególne rodzaje działalności – niektóre branże lub typy transakcji mogą mieć szczególne regulacje.

Przyszłość KSeF – dalsza cyfryzacja

Krajowy System e-Faktur to część cyfryzacji systemu podatkowego w Polsce. Ministerstwo Finansów planuje dalszy rozwój KSeF, w tym rozszerzenie funkcji związanych z raportowaniem i integracją z systemami międzynarodowymi, co ułatwi rozliczenia transgraniczne.