Windykacja należności firmowych

Niestety nierzetelni kontrahenci, którzy zalegają z terminowymi spłatami należności, stanowią coraz większą plagę w biznesie. Przysparzając wielu stresów uczciwym przedsiębiorcom. Pół biedy, jeśli klient płaci zwykle kilka dni po terminie. Ale co zrobić w sytuacji, gdy faktury wystawione zaufanemu kontrahentowi pozostają niespłacone przez tygodnie, a zadłużenie narasta?

Zwykle dostawca towaru lub usługodawca zwleka z podjęciem jakichkolwiek czynności windykacyjnych. Wierząc w dobrą wolę dłużnika i dając mu szansę na wywiązanie się ze zobowiązań finansowych. Takie podejście stanowi jednak poważny błąd, który może doprowadzić nawet do problemów z płynnością firmy wierzyciela. Warto wiedzieć, dlaczego odzyskiwanie długów należy podjąć jak najwcześniej.

Jak rozpocząć odzyskiwanie długów?

Jeśli mamy do czynienia z uczciwym współpracownikiem, który stara się zawsze opłacać należności w terminie, jego opóźnienia w płatnościach wynikają zapewne z trudnej sytuacji finansowej w jego firmie. Przedsiębiorca, którego nie stać na bieżące regulowanie wszystkich rachunków, opłaci przede wszystkim te należności, które są niezbędne do dalszego funkcjonowania jego firmy. Mając do wyboru kilku wierzycieli, będzie wolał zaspokoić w pierwszej kolejności tych, którzy upominają się o spłatę. Lub tylko przypominają o terminach płatności faktur. W takiej sytuacji prosty windykacyjny SMS lub e-mail może zadecydować o tym, że to nasza firma zostanie potraktowana priorytetowo przez dłużnika.

Może się też zdarzyć, że klient po prostu zapomniał o swoim zobowiązaniu. W takiej sytuacji jakiekolwiek upomnienie zaowocuje szybkim wpływem zaległej kwoty na konto firmowe. Natomiast brak reakcji przedsiębiorcy doprowadzi do niepotrzebnych problemów – i to bez złej woli dłużnika.

Ściąganie długów od firm

Wielu przedsiębiorców czuje psychologiczny opór przed podjęciem działań związanych z odzyskiwaniem należności od lubianych i zaufanych kontrahentów. Warto więc pamiętać, że takie upomnienie wcale nie musi być sformułowane w tonie groźby. Można tylko przypomnieć o minięciu terminu spłaty, oraz zwrócić uwagę, że należności są niezbędne w prawidłowym funkcjonowaniu firmy wierzyciela. Warto mieć przygotowany wzór pisma, który wykorzysta się w takiej sytuacji. Gdyż jakakolwiek reakcja znacznie zwiększa szansę na odzyskanie należnych pieniędzy.

Niestety instytucje państwowe, takie jak ZUS czy urząd skarbowy, bardzo agresywnie egzekwują zaległe należności. Nie zwracając przy tym uwagi ani na kondycję dłużnika, ani na inne jego zobowiązania. Dobrze więc postarać się o odzyskanie długu, zanim na kontach firmy, która zalega z płatnościami, położą rękę urzędnicy.

Kluczową sprawę stanowi wstrzymanie dalszych dostaw towaru lub świadczenia usług klientowi, który ma problemy z płatnościami, aż do czasu ich uregulowania. Na pierwszy rzut oka ryzyko straty ważnego klienta wydaje się niedopuszczalne, ale warto się zastanowić. Czy lepiej zrezygnować z takiego klienta i nie ponosić kosztów, czy też – świadczyć mu usługi za darmo, samemu ponosząc przy tym poważne straty? Właściwy ton konwersacji i pewne zdolności negocjacyjne pozwolą zatrzymać potencjalnego klienta na przyszłość. Minimalizując straty związane z jego obecnymi problemami finansowymi.

Trudności w podejmowaniu decyzji w sytuacji stresu, związanego z niespodziewanym wstrzymaniem płatności przez zaufanego klienta. Również opór przed podejmowaniem działań związanych z odzyskiwaniem długów, często prowadzą do braku reakcji ze strony wierzyciela. Taka zwłoka może doprowadzić do problemów finansowych w firmie dostawcy. Warto więc mieć opracowaną strategię windykacyjną. Oraz gotowe wzory pism, e-maili czy SMS-ów skierowanych do problemowych kontrahentów i reagować od razu na wszystkie opóźnienia w płatnościach.